Existen muchos softwares para complementar la digitalización de documentos, y nosotros, en LEFASOC, siempre utilizamos los de la más alta calidad.
Todas los softwares que empleamos cuentan con tecnología OCR, la cual permite analizar las tapas de cada documento, así como nombrarlos automáticamente.
Al mismo tiempo, todos los softwares que empleamos funcionan como herramientas de búsqueda, facilitando enormemente la tarea de encontrar el documento deseado en pocos segundos.
¿Cómo es nuestro proceso de digitalización?
En primer lugar, se pacta con el cliente el tamaño de las hojas de papel que planean ser sometidas a la digitalización, así como la cantidad de carpetas y de impresiones que se deberán crear y escanear.
Al mismo tiempo, este es el momento en el que el cliente decide si desea que los documentos digitalizados sean almacenados en un medio on-premise o en un espacio en la nube. Ambas opciones son posibles con nuestros servicios.
Si bien nuestros servicios pueden contratarse por un tiempo indefinido, nuestros contratos duran, generalmente, durante un tiempo previamente estipulado.
Una vez establecidas todas estas bases, miembros de nuestro equipo de profesionales especializados en digitalización se presentan en persona en la compañía del cliente.
Una vez allí, ellos se encargarán de retirar todos los documentos en formato físico, empacarlos de forma segura y trasladarlos a nuestras oficinas para continuar el proceso.
Tras esto, nos encargamos en nuestras instalaciones de digitalizar e indexar todos y cada uno de los documentos, proceso tras el cual se los vuelca en el medio de soporte elegido (on-premise o en la nube).
Una vez que todos han sido digitalizados e indexados, se los divide en cajas archivo para facilitar aún más la organización y la disponibilidad, y ya está todo listo para que los documentos le sean devueltos a sus dueños.
Todo este proceso dura, aproximadamente, un mes, dependiendo, claro está, de los volúmenes de documentación que se vayan a digitalizar.
Como una variante de este servicio, las empresas pueden pedirnos que instalemos gente directamente en su propia empresa y realizar allí mismo la digitalización.
Esto suele ser requeridos por empresas que no desean que sus documentos abandonen sus instalaciones, o por aquellas compañías que cuentan con inmensos caudales de documentación en papel ingresando constantemente.
¿Qué beneficios trae la digitalización?
La digitalización no solo eleva los estándares de disponibilidad y organización de la información, sino que también hace lo propio con los niveles de seguridad para todos esos datos.
La información es, sin lugar a duda, el más valioso de los activos de cualquier compañía. Es la piedra angular sobre la cual pueden expandirse, planificar proyectos, desarrollar campañas y poner a prueba sus productos.
Y, por lo tanto, garantizar la seguridad de la información debería ser una tarea central en cualquier corporación que desee tener éxito en el mundo moderno.
Dejando atrás el frágil y precario papel, la digitalización migra los documentos a un entorno digital extremadamente seguro, protegido con usuarios, claves, firewalls y cualquier otra defensa que los usuarios consideren pertinente.
Por si todo esto fuera poco, la digitalización también tiene un impacto altamente positivo en el medio ambiente, puesto que reduce enormemente el consumo de papel por parte de las empresas.
La industria papelera es una de las más contaminantes para nuestro mundo, por lo que optar por esta alternativa podría no solo ser de gran ayuda para la lucha contra el cambio climático, sino traer una imagen de marca extremadamente positiva a las compañías.
Si estás interesado en implementar la digitalización en tu empresa, te invitamos a ponerte en contacto con nuestro equipo de profesionales.
Ellos se involucrarán de lleno con tus planes y objetivos de negocio, procurando asesorarte en la manera más eficiente para digitalizar todos tus documentos de una forma rápida y segura.
