El proceso de digitalización de documentos está conformado por una serie de pasos que deben ser llevados a cabo por un equipo especializado
Esto se debe a que, al trabajar con documentos que albergan información sensible, la cual es el más valioso de los activos de una empresa, se debe tener el máximo cuidado posible, asegurándose de no comprometer la integridad de la misma.
Los primeros pasos para la digitalización de documentos
Tras dejar bien aclarados todos los criterios que se van a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la digitalización de documentos, y tras juntar todos los documentos, descartando todos aquellos que sean irrelevantes y que no se desee conservar, se puede dar inicio al proceso en sí mismo.
Los documentos que hayan quedado tras esos pasos previos deberán ser catalogados, incluyendo en cada uno de ellos una descripción archivística donde se detallen aspectos esenciales como su fecha de emisión, su estado de validez, su propietario y su contenido.
Estas descripciones son fundamentales para lograr los más altos estándares de disponibilidad para la información una vez que todos los documentos se encuentren digitalizados.
Gracias a todos los datos con los que se etiqueta a cada documento, bastará insertar unas pocas palabras clave para dar con cualquier dato en pocos segundos.
A la vez que se lleva a cabo todo ese proceso, se debe ir revisando que todos los documentos se encuentren en óptimas condiciones para ser escaneados.
Es decir, que no estén rotos ni arrugados, y que no tengan ningún tipo de elemento como grapas, gomas, cintas o manchas.
Una vez verificado todo esto, es ideal que los documentos ya hayan ido acomodándose en el orden correspondiente, verificando que no haya hojas faltantes o en ubicaciones incorrectas.
De esta forma, a la hora de escanear, se podrá ir pasando una hoja tras otra sin tener que preocuparse por reordenarlas posteriormente de manera digital.
Lo mismo ocurre con los duplicados: hay que asegurarse de que no haya hojas ni documentos repetidos, puesto que, si lo que se busca es elevar la eficiencia, contar con documentos repetidos sería contraproducente, además de que supondría un gasto innecesario de recursos.
Una vez que todo esto ya se ha hecho, y que se ha iluminado la habitación correctamente, se deben calibrar los equipos y asegurarse de que no vaya a haber mucho tráfico de personas, para evitar posibles errores.
Con todo listo, llega el momento de empezar a digitalizar.
Los pasos a seguir una vez hecha la digitalización de documentos
Tras escanear, es indispensable comprobar que todo haya salido correctamente, comparando la cantidad y el orden de los documentos obtenidos con las de los originales.
Con eso bajo control, se procede a elaborar todos los índices, carpetas y archivos que le darán orden al nuevo repositorio centralizado. Se utilizará la información detallada en las descripciones archivísticas para hacerlo.
Todos los documentos deben recibir su respectiva marca de agua, la cual debe estar visible y aclarar el nombre de la institución.
Tras eso, ya solo quedaría trasladar los archivos digitalizados hacia su nuevo repositorio virtual, donde serán acomodados siguiendo los índices y ficheros previamente elaborados.
De esta forma, el proceso de digitalización de documentos queda concluído.
Puede parecer complejo, pero se trata de un proceso relativamente rápido y altamente seguro, siempre y cuando, por supuesto, se contrate a la gente correcta.
Y es que en LEFASOC contamos con un equipo de profesionales especializados en el rubro, con largos años de experiencia y cientos de casos de éxito comprobables.
Ellos están capacitados para brindar un servicio de la más alta calidad y una atención personalizada, desarrollando estrategias de digitalización de documentos que se adapten a los planes y objetivos de negocio de cada cliente.
De esta manera, el proceso no solo se realizará de forma rápida y eficiente, sino también garantizando los más altos estándares de seguridad para toda la información de los clientes.
Por lo tanto, si te interesa la idea de implementar la digitalización de documentos en tu compañía, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros.
