La digitalización de documentos se ha consolidado como una medida imprescindible en cualquier institución que trabaje con grandes volúmenes de datos.
Proveyendo no solo disponibilidad y organización, sino también seguridad para toda la información de una compañía, la digitalización de documentos está siendo implementada por los más diversos rubros e industrias, dada la rentabilidad a corto, medio y largo plazo que acarrea consigo.
Por si todo esto fuera poco, la digitalización de documentos es una excelente manera de empezar a hacer un cambio en el medio ambiente, puesto que se trata de una dinámica que ayuda a reducir enormemente el consumo de papel en las empresas.
¿Cómo logra la digitalización de documentos proveer disponibilidad y organización?
Garantizar los más altos estándares de disponibilidad para la información en una empresa es fundamental para un correcto desempeño, tanto interno como externo.
La información supone el más valioso de los insumos de una compañía; es la materia prima a partir de la cual se desarrollan campañas, se toman decisiones y se conoce a los clientes.
Y, cuando se depende del papel, acceder a la información en tiempo y forma se dificulta enormemente. Se deben revolver pilas y pilas de papeles, almacenados uno sobre otro en pasillos eternos llenos de estantes y archivadores, cuyo orden depende íntegramente del factor humano.
Ante un escenario así, buscar un dato o documento específico se dificulta enormemente, lo que puede perjudicar la capacidad de respuesta de la empresa tanto frente a problemáticas como frente a demandas de sus clientes.
La digitalización de documentos sirve para darle fin a esto: creando repositorios digitales centralizados y altamente organizados, todos los documentos son almacenados allí siguiendo un estricto sistema de índices, carpetas y ficheros, mediante el cual cualquier pieza de información puede ser encontrada con unos pocos clics.
De esta forma, la velocidad de respuesta de las empresas se eleva, y de manera directamente proporcional también lo hace su eficiencia.
¿Qué tan seguro es confiar en estos repositorios?
Sin embargo, creo que todos estarán de acuerdo en que semejantes niveles de velocidad y disponibilidad no tendrían ningún tipo de sentido si no estuvieran respaldados por niveles iguales o superiores de seguridad.
La digitalización de documentos tiene eso en cuenta: los ecosistemas digitales pueden ir complementados con los más diversos mecanismos de defensa frente a amenazas, tanto internas como externas.
De esta manera, toda la información está constantemente resguardada de intrusiones indeseadas, que provengan tanto desde dentro como desde fuera de la empresa.
¿Por qué es tan importante reducir el consumo de papel para cuidar el planeta?
La industria papelera es, sin lugar a dudas, una de las más nocivas para el planeta Tierra. Las cantidades de aire y agua que son contaminadas a diario por este tipo de fábricas es incalculable. Si sumamos años y años de estas industrias estando activas, es fácil visualizar el daño ambiental que las papeleras le han hecho al mundo.
Sabemos que ninguna empresa está eximida de su uso, puesto que el papel ha sido uno de los medios de soporte predilectos, es usado para hacer impresiones, firmar contratos y almacenar documentos.
Por lo tanto, en un mundo donde las empresas buscan involucrarse poco a poco en causas sociales, quizás la digitalización de documentos sea el incentivo que estaban buscando.
Si te interesa implementar la digitalización de documentos en tu empresa, para asegurar tanto la disponibilidad como la seguridad de toda tu información, te invitamos a ponerte en contacto con nuestro equipo de profesionales.
Ellos tienen años de experiencia en el rubro, podrán asistirte y asesorarte de manera personalizada, asegurándose de que las técnicas de digitalización empleadas sean las más rentables y que más se ajusten a tus necesidades de negocio.
