La digitalización de documentos judiciales está presente en cada vez más estudios jurídicos, juzgados y otras instituciones legales.
Y esto no es ninguna sorpresa: la digitalización de documentos, sobre todo en el ámbito jurídico, ha demostrado ser una implementación extremadamente valiosa debido al amplio abanico de beneficios que acarrea consigo.
Áreas tan importantes como la seguridad, la disponibilidad y la organización de la información son optimizadas enormemente gracias a este proceso.
Y eso, en un mundo tan demandante como es el actual, es indispensable para cualquier institución que desee posicionarse competitivamente y destacar entre tantas opciones.
Ahondando más en cada uno de los beneficios, podemos destacar:
Orden
Almacenando todos los archivos en un repositorio centralizado, organizado por un sistema de ficheros e índices, la digitalización de documentos judiciales es una excelente manera de garantizar el orden de toda la información.
Antaño, al depender de los papeles, los cuartos de almacenamiento de documentos podían ser enormes y, si no se cuidaban correctamente, extremadamente desordenados, por lo que hallar la información deseada podía demorar largas horas.
Disponibilidad
Y, en relación con el punto anterior, la digitalización de documentos judiciales es la mejor manera de garantizar la disponibilidad de la información.
Al estar todo tan ordenado, encontrar la información y acceder a ella es posible en muy pocos clicks, ingresando unas pocas palabras clave.
Además, al tratarse de un entorno digital, se puede acceder a los archivos prácticamente desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando se cuente con conexión a internet.
Ahorro de tiempo
Todo esto, en sumatoria, le ahorra enormes cantidades de tiempo a las empresas, puesto que reducen el tiempo invertido en buscar información, y pueden reorientarlo a tareas mucho más productivas, como dar respuesta a las demandas de sus clientes, resolver problemáticas o desarrollar nuevos planes de acción.
Seguridad
Quizás el mayor atractivo de la digitalización de documentos judiciales sea el sustancial incremento que esta dinámica supone para los estándares de seguridad de la información.
Cuando se trabaja con datos y temas tan sensibles, cuya destrucción, intervención o robo podría desencadenar en graves consecuencias, la seguridad debería ser uno de los tópicos centrales en las agendas de este tipo de instituciones.
El entorno digital en el cual se pasan a conservar los documentos judiciales puede ser protegido de amenazas tanto internas como externas por medio de diversos recursos de ciberseguridad.
Además, se trata de un ecosistema mediado por una serie de permisos y roles que impiden que gente sin acceso pueda acceder a los datos.
Por último, dejar atrás el papel, el cual puede ensuciarse, romperse, quemarse o robarse, es también una excelente manera de elevar la seguridad de la información legal.
Cuidado del medio ambiente
El uso del papel como soporte fue tendencia durante siglos, pero eso no quiere decir que represente la mejor alternativa.
Y es que la industria papelera es una de las más nocivas para nuestro planeta, contaminando incontables cantidades de agua y aire.
Por lo tanto, optar por la digitalización de documentos judiciales, proceso también conocido como “despapelización”, es una gran manera de reducir el consumo de papel, lo cual se verá reflejado en una ayuda sustancial para la conservación y el cuidado del medio ambiente.
Si, tras leer todo esto, te interesaría implementar en tu entorno la digitalización de documentos judiciales, te invitamos a ponerte en contacto con nuestro equipo de profesionales.
Con sus largos años de experiencia, ellos podrán cotizar, llevar a cabo y poner a prueba todo el proceso, garantizando una atención personalizada.
Al finalizar el proceso de digitalización de documentos judiciales, usted recibirá un ecosistema digital altamente ordenado y seguro, con todos sus documentos dispuestos de forma intuitiva y con un buscador que le permitirá dar con datos específicos en pocos segundos.
