La digitalización de documentos es la mejor forma de elevar no sólo la disponibilidad de la información de las corporaciones, sino también su seguridad.
Todo esto, en conjunto, logra aumentar radicalmente la tasa de eficiencia de las compañías, puesto que la sencillez del acceso a los datos garantiza que sean capaces de responder en tiempo real a cualquier tipo de demanda, problemática o escenario que se les presente.
¿Cómo logra la digitalización de documentos todo esto?
En esencia, lo que la digitalización de documentos permite es elaborar un repositorio centralizado, organizado y seguro, en el cual todos los documentos y datos sensibles de una empresa puedan ser almacenados.
Esto permite que, ingresando una simple palabra clave, una fecha, un estado de validez, o cualquier dato de valor, el usuario pueda dar con el documento o información deseada en pocos segundos.
Antaño, esta tarea podía demorar enormes cantidades de tiempo, puesto que depender del papel obligaba a las compañías a contar con enormes depósitos llenos de inmensas pilas de folios.
En este tipo de depósitos, el factor humano cumplía un rol fundamental. No solo se debía tener a gente especializada para mantener el lugar en orden, sino que también dependía íntegramente de los humanos buscar y rebuscar hasta dar con la información deseada, proceso que podía demorar pocos minutos o incluso días.
Frente a clientelas tan exigentes como las del siglo XXI, cuando se presenta una demanda, es indispensable que las compañías sean capaces de responder en tiempo y forma, asegurando así no solo la satisfacción de sus usuarios, sino también su imágen como marca y su posicionamiento en el mercado.
¿Qué otros beneficios trae consigo la digitalización de documentos?
Por si todo esto fuera poco, la digitalización de documentos acarrea consigo muchos otros beneficios para las empresas.
En primer lugar, y como ya se ha adelantado, la digitalización eleva enormemente los estándares de seguridad de la información en cualquier compañía.
Al pasar del papel -el cual no es conocido por su gran resistencia- a un entorno digital, la información pasa a estar almacenada en un sitio sólo accesible por aquellos con permisos.
Además, este ecosistema puede contar con diversos tipos de defensas orientadas a la seguridad digital -como claves, usuarios, firewalls, etc.-, las cuales incrementan enormemente los niveles de protección para todos los datos sensibles allí almacenados.
Sumado a todo esto, la seguridad también se ve incrementada debido a la nueva facilidad con la cual los documentos pueden ser enviados y compartidos entre agentes y usuarios, tanto dentro de la propia empresa como por fuera de la misma.
Antes, se dependía de un cadete o el sistema de correo, y en el camino podía ocurrirle cualquier cosa a la documentación. Y, cuando se trabaja con datos sensibles, no se puede permitir un márgen de error semejante.
Por lo tanto, el hecho de que, gracias a la digitalización de documentos, éstos puedan ser enviados y compartidos de manera segura e instantánea con unos pocos clicks es una auténtica bendición.
Un último beneficio extra: la digitalización de documentos es ideal para aquellas compañías que estén intentando reducir su impacto medioambiental, puesto que este proceso permite un ahorro enorme en el consumo de papel, una de las industrias más contaminantes de nuestro planeta.
Por lo tanto, si tu empresa maneja grandes volúmenes de documentación y aún no han optado por implementar la digitalización de documentos, te invitamos a ponerte en contacto con el equipo de profesionales de LEFASOC.
Ellos se involucrarán de manera activa con tu compañía, analizando y planificando la manera más eficiente de digitalizar todos sus documentos, garantizando una transición sencilla, veloz y, sobre todo, segura.
