La digitalización de documentos se ha alzado, en los últimos años, como una de las tendencias más habituales y rentables del mundo moderno.
En plena era de la tecnología y la globalización, todos los medios de soporte tradicionales están encontrando la forma de ser trasladados al mundo digital, en vista de que se trata de algo indispensable para el futuro que se viene.
Y es que la digitalización de documentos, como tradicionalmente se cree, no está destinada únicamente a documentos legales o empresariales; puede aplicarse a todo tipo de documentos artísticos o culturales, como pueden ser cuadros o, incluso, música.
Cuadros, canciones, contratos, cartas, manuscritos, discursos… Todo eso y mucho más puede ser almacenado de forma ordenada y segura gracias a la digitalización.
Y es que, si lo pensamos, años atrás hubiera sido impensado poder acceder a la música o al arte desde cualquier lugar y en cualquier momento. Antaño, para disfrutar de una pieza era necesario visitar un museo, o asistir a una ópera o concierto.
Esto dejaba fuera, en esencia, a una enorme cantidad de personas que, por motivos económicos o geográficos no podrían permitirse esos lujos.
Por ende, la digitalización de documentos no es una tendencia que deban seguir únicamente los agentes del mundo empresarial, por más que sean quienes más beneficios pueden obtener de ella, sino también aquellas corporaciones que abarcan otros rubros.
¿Qué beneficios trae la digitalización de documentos?
Como ya se ha adelantado, uno de los principales beneficios de la digitalización de documentos radica en la disponibilidad de la cual se los provee.
Esta disponibilidad, además de los beneficios sociales y culturales ya mencionados, es de especial importancia para la digitalización aplicada en empresas. Éstas, antaño, tenían toda su información almacenada en kilométricas pilas de papeles, distribuidas en enormes depósitos.
Esto, en esencia, ocasionaba que, cada vez que quería recurrirse a cierto dato específico, se perdía una enorme cantidad de tiempo hasta que se daba con el documento apropiado, si es que se lo encontraba.
Mediante la digitalización de documentos, esto pasa a ser cosa del pasado. Gracias a un ecosistema virtual compuesto por un ordenado sistema de índices, ficheros y carpetas, la digitalización permite encontrar, en unos pocos segundos, cualquier documento que se requiera, optimizando enormemente los tiempos de respuesta de cualquier compañía.
Por lo tanto, podríamos decir, también, que otro de los principales beneficios de la digitalización de documentos es el orden.
Esta disponibilidad permite, además, una gran facilidad a la hora de intercambiar y compartir documentos, puesto que solo conlleva unos pocos clicks y se produce de manera instantánea.
En el pasado, el proceso de enviar o compartir un documento podría llevar horas o incluso días, puesto que se dependía de un cadete o del sistema postal.
La digitalización supone entonces, además de todo esto, una manera excepcional de garantizar no solo la seguridad sino también la perdurabilidad de los documentos, puesto que esas maneras de enviar o trasladar documentos no eran las más prudentes.
Además de eso, toca ser realistas: el papel no es el medio de soporte más resistente. Se puede romper, cortar, quemar, ensuciar, desgastar, arrugar, perder… La lista es inmensa.
Y, teniendo en cuenta de que lo que se busca almacenar es, justamente, información, uno de los activos más valiosos del mundo moderno, una compañía no se puede dar el lujo de comprometer la integridad de la misma de esa manera.
Por lo tanto, si tu compañía cuenta con un gran volumen de información almacenada en papel, o en cualquier tipo de soporte físico, te invitamos a ponerte en contacto con el equipo especializado en digitalización de documentos de LEFASOC.
Ellos, con sus extensos años de experiencia en el rubro, están capacitados para asesorarte de manera personalizada y acompañarte a lo largo de todo el proceso.
De esta manera, podrás cerciorarte de que la digitalización de documentos se dará de forma eficiente, sencilla y, sobre todo, segura.
