Se entiende por despapelización al proceso mediante el cual las compañías dejan atrás el uso del papel, trasladando toda su documentación, contratos e insumos almacenados en dicho soporte a un repositorio digital.
Este proceso es extremadamente valioso, sobre todo por los altos niveles de orden que provee. Al ya no depender de enormes depósitos desordenados para encontrar un simple dato, las empresas no solo aumentan su eficiencia, sino los niveles de disponibilidad de su información, lo cual se ve reflejado en su velocidad a la hora de responder a las demandas.
¿Cómo puedo alistarme para llevar a cabo la despapelización?
El proceso de despapelización puede implementarse tanto en pymes como en grandes multinacionales, puesto que no se trata de algo riesgoso ni requiere un derroche inmenso de capital.
Sin embargo, eso no quiere decir que esta transición no requiera de una meticulosa planificación y del seguimiento a rajatabla de una serie de pasos previos. Todo esto se hace, en esencia, para asegurar que el escaneo de los documentos pueda brindar los mejores resultados posibles.
Dichos pasos previos son los siguientes:
- Elaborar un documento en el cual se detallen todos y cada uno de los criterios que se van a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo el proceso de despapelización.
- Recopilar todos los documentos que van a ser digitalizados. Este paso es importante, puesto que es el momento de asegurarse de que ningún documento relevante es olvidado.
- Esta recopilación es también el momento de descartar toda aquella documentación que no se desea digitalizar, puesto que eso ya es señal suficiente de que no es relevante, y por ende solo ocupa espacio. La digitalización es una gran oportunidad de deshacerse de lo que ya no sirve.
- Catalogar la documentación. Este proceso será fundamental para asegurar un ecosistema digital bien ordenado. Se debe realizar una descripción archivística de cada uno de los documentos a digitalizar, en la cual se expliciten detalles clave que puedan ser posteriormente empleados como palabras claves de búsqueda entre ficheros e índices.
- Verificar que no haya ningún tipo de alteración, ruptura o elemento indeseable que pueda obstruir la digitalización. El proceso de despapelización es muy exacto y delicado, por lo que elementos como gomas, grapas, pegamento o cualquier tipo de residuos podrían comprometer su efectividad. También es el momento de verificar que no haya documentos alterados, rotos o arrugados.
- Chequear que las páginas de los documentos se encuentren en el orden correcto. Se debe asegurar que no haya hojas traspapeladas o en la ubicación errónea, para no tener que interrumpir el proceso de escaneo a la mitad.
- Asegurarse de que no haya documentos duplicados. La despapelización se trata de ahorro y eficiencia, y tener documentos duplicados no solo alargaría el proceso, sino que también implicaría invertir recursos innecesarios.
- Adaptar el entorno para llevar a cabo un óptimo escaneo. Este paso del proceso de despapelización es fundamental, puesto que las condiciones ambientales pueden suponer la diferencia entre un escaneo efectivo y uno obstruido. Se deben calibrar correctamente los equipos, iluminar bien la sala y, por sobre todas las cosas, evitar la circulación excesiva de gente, puesto que el factor humano podría comprometer enormemente esta etapa de la despapelización.
Como se verá, puede que no sean pasos complejos, pero eso no los vuelve menos importantes si se desea llevar a cabo un correcto desarrollo de la despapelización.
Si tu empresa está interesada en migrar sus documentos al mundo digital, te invitamos a ponerte en contacto con el equipo de profesionales de LEFASOC.
Con sus extensos años de experiencia y un amplio abanico de casos de éxito comprobables, ellos podrán asistirte de manera personalizada, asesorándote en cada una de las etapas de la despapelización.
Todo el proceso se llevará a cabo codo a codo, asegurándose de que cada uno de los documentos sea digitalizado de una manera rápida, sencilla y, sobre todo, segura.
